ERP vs BPM din perspectiva unui om de vânzări

Ce ai recomanda unei companii care dorește să-și digitalizeze afacerea, un sistem ERP sau un sistem BPM? Această întrebare mi-a fost pusă de foarte multe cunoștințe, în ultimul timp. Am să incerc să dau un răspuns, printr-o comparație complementară (o comparație a beneficiilor și a modului cum se completează între ele, cele doua sisteme).

Toată lumea știe că ERP-ul este un soft care integrează toate datele, activitățile și resursele unei companii într-un singur loc, oferind managerilor instrumente de control și analiză, iar angajaților instrumente de lucru care să-i ajute să fie mai performanți. Un sistem ERP este un produs informatic, ce are la bază niște procese de lucru predefinite, procese bazate pe bunele practici ale companiilor.

Concret, procesele de lucru propuse de un sistem ERP (care este deja un produs finit), sunt standardizate de proceduri și fluxuri de lucru universal acceptate de către companii. ERP-ul este un sistem modular, fiecare beneficiar implementând modulele de care are nevoie. Ceea ce la prima vedere pare a fi un mare avantaj, și anume că fluxurile unui ERP sunt calificate de piață, de milioane de companii ce activează într-un domeniu de activitate, va fi in același timp și un mare dezavantaj, creând o oportunitate imensă pentru furnizorii de servicii BPM.

De ce spun acest lucru?

Fluxurile propuse de un sistem ERP, sunt standardizate după activitățile și procesele companiilor din diverse domenii de activitate, desfășurate in condiții ideale. Acest lucru înseamnă, că pentru ca un ERP să acopere în întregime fluxurile de lucru și procesele unei companii, trebuie ca acea companie să își desfășoare activitățile beneficiind de aceleași resurse umane, tehnologice, tehnice, etc, ca acele companii de top care au stabilit acele standarde de lucru. Ori acest lucru este o iluzie. Fiecare companie din domeniul distribuției sau al producției, își îndeplinește activitățile diferit, în funcție de resursele de care dispune. Astfel, se ajunge la situația în care, deși un ERP are fluxuri de lucru universal acceptate ca fiind cele mai bune practici, o companie nu poate urma natural aceste proceduri, pentru că nu are resursele necesare.

În majoritatea situațiilor, firmele dintr-un anumit domeniu de activitate, chiar dacă implementează un soft ERP specializat pe domeniul său, vor trebui să facă schimbări destul de importante în modul lor de lucru, pentru a utiliza funcționalitățile softului la capacitate cât mai mare.

În general, companiile trebuie să-și modifice modul de lucru pentru a lucra într-un sistem ERP.

Multe companii nu reușesc să facă aceste modificari din două motive (chiar dacă își doresc și incearcă acest lucru):

1.Investițiile financiare suplimentare pentru alinierea la modul de lucru al unui ERP sunt prea mari

2.Reticenta angajaților în adopția unui mod de lucru nou, aceștia fiind obișnuiți de ani de zile sa facă lucrurile într-un anumit fel. Este adevărat că majoritatea softurilor ERP pot suferi modificări, furnizorii putând face dezvoltări noi care să corespundă nevoilor particulare ale fiecărei firme. Acestea insă, presupun costuri ridicate și risc de eșec, pentru că fiecare dezvoltare a unui flux nou, inseamnă și integrarea acestuia în fluxurile vechi. NU este dificil să dezvolți un flux nou, ci să-l integrezi cu cele vechi fără a da peste cap logica existentă deja.

În concluzie, un ERP se mulează pe foarte bine pe nevoile standard ale unei companii, atâta timp cât companiile își desfașoară activitatea în condiții ideale, beneficiind la maximum de toate resursele necesare. Chiar dacă implementatorii de ERP spun că își pot modifica fluxurile de lucru astfel incât acestea să corespundă 100% nevoilor tale, în general, pe parcursul implementării vor incerca să te convingă că este mai bine, mai productiv pentru tine să lucrezi pe fluxurile deja existente în sistem, fluxuri care au fost testate și calificate de milioane de utilizatori din domeniul tău de activitate.

Ce face un sistem BPM diferit?

În primul rând un sistem BPM (Business Process Management) nu este un produs finit, este un sistem informatic ce acoperă diverse nevoi pe orice tip de activitate. Un sistem BPM este o platformă prin care furnizorul îți oferă posibilitatea să îți digitalizezi fluxurile de lucru, exact așa cum le desfășori în acel moment. Printr-un sistem BPM poți digitaliza acele fluxuri de lucru care nu sunt cuprinse într-un sistem informatic de gestiune a afacerii. În ultimii 8 ani am întâlnit frecvent companii care, deși aveau implementate sisteme informatice performante, foloseau în continuare Sfântul Pix și nelipsitul caiet în multe activități. Un sistem BPM, spre deosebire de un sistem ERP, vine cu un grad mai mare de personalizare a proceselor tale de lucru. Există sisteme BPM non code sau low code, dezvoltarea si implementarea fluxurilor fiind făcute prin setări și configurări. Asta înseamnă timp redus de dezvoltare și implementare pentru fluxuri noi, ceea ce duce la costuri mult mai mici.

Așadar, gradul de personalizare a fluxurilor de lucru este mai ridicat și mai puțin costisitor printr-un BPM, comparativ cu un ERP. Pe de altă parte, un sistem ERP vine deja cu foarte multe fluxuri deja configurate. Dacă vei încerca să implementezi un sistem BPM care să cuprindă toate functionalitățile unui sistem ERP, costurile acestuia vor depăși cu siguranță costurile investiției în cel de-al doilea sistem.

În concluzie, cred că punctul de analiză ERP vs. BPM ar trebui schimbat in ERP feat BPM. În locul sistemului ERP poate apărea orice alt sistem informatic de gestiune a afacerii, precum CRM, WMS, SCM, SFA, etc. În loc să faci comparații între un sistem ERP și un sistem BPM, mai bine cauți soluția integrării acestor 2 sisteme, care în general se face destul de ușor. Astfel, beneficiezi de fluxurile standardizate ale unui sistem ERP ce au la bază bunele practici ale companiilor din domeniul tău de activitate si de personalizarea acestora în funcție de resursele de care dispui în momentul respectiv.