Cele mai frecvente întrebări despre BPM primite în ultimul timp (și răspunsurile aferente)!

Întrebări pertinente – răspunsuri concrete.

Ce este, ce face un BPM?

Business Process Management (BPM) este o disciplină în managementul operațiunilor în care oamenii folosesc diferite metode pentru a descoperi, modela, analiza, măsura, îmbunătăți, optimiza și automatiza procesele de afaceri.

O aplicație BPM este o soluție software ce oferă posibilitatea dezvoltării și configurării proceselor de lucru exact pe nevoile beneficiarului. Printr-o aplicație BPM, o companie are posibilitatea să-și digitalizeze procesele de lucru, automatizând activități repetitive și integrând toate fluxurile de lucru într-o logică specifică fiecărei firme în parte. Logica fluxurilor de lucru este dată atât de specificul activității companiei cât și de resursele umane, tehnice și tehnologice de care aceasta dispune.

Un BPM vine cu instrumente tehnologice pentru ca o companie să-și tranpună exact și rapid toate fluxurile de lucru în format digital, nu vine cu reguli predefinite care îngrădesc posibilitățile beneficiarului.

Dacă am un sistem ERP, mai am nevoie și de un BPM?

Da, ai nevoie de BPM chiar dacă ai ERP sau un alt sistem informatic de gestiune a afacerii, indiferent că vorbim de CRM, WMS, SCM, SFA, etc. Toate sistemele informatice menționate mai sus, sunt produse informatice, dedicate anumitor departamente sau procese de lucru dintr-o companie. Fiind deja produse finite, acestea vin cu reguli de funcționare bazate pe bunele practici ale mai multor milioane de companii din diverse domenii. Aceste bune practici, recunoscute de piață sunt universal valabile doar în condiții ideale. Mai exact, aceste bune practici sunt valabile doar dacă firmele dispun de toate resursele umane, tehnice și tehnologice de care beneficiează acele companii care au demnostrat aceste proceduri. Acest lucru se întâmplă destul de rar în realitate. Chiar dacă ai un sistem ERP (sau un alt sistem informatic), o aplicație BPM vine și îți optimizează acele procese pe care resursele tale nu ți-au permis să le implementezi de la un sistem informatic. O aplicație BPM vine și îți transpune în format digital exact fluxurile pe care le folosești tu, nu trebuie să-ți schimbi procesele pentru a te alinia la regulile de business ale unui sistem informatic dezvoltat deja.

Cărei industrii se adresează cu precădere un BPM ?

O aplicație BPM se poate implementa în orice industrie. Fiind o platformă de dezvoltare software, un sistem BPM poate dezvolta și implementa fluxuri de lucru specifice oricărei industrii. Personal, cred că se adresează în special companiilor din zona de servicii, ale căror fluxuri de lucru nu sunt acoperite în totalitate de sisteme de gestiune a afacerii precum ERP, CRM VMS, SFA, SCM, etc. Complexitatea și diversitatea proceselor de lucru din diverse domenii de activitate, nu scad sau cresc competențele unei platforme BPM. Cam orice proces de lucru poate fi dezvoltat și configurat printr-o aplicație BPM. Este adevărat, că în acest moment, departamentele care solicită cel mai des implementarea unui sistem BPM pentru digitalizarea și automatizarea activitățlor, sunt departamentele HR și Financiar. Cred că acest lucru se datorează faptului că în aceste departamente sunt foarte multe procese repetitive, nu foarte complexe, dar mari consumatoare de timp și resurse. Acest fapt este o simplă observație, nu o regulă.

Cam cât costă un BPM, cât este cel mai ieftin, cât este cel mai scump?

Așa cum am menționat și în alte dăți, o aplicație BPM nu este un produs finit ca alte softuri de gestiune a afacerii. Cu toate acestea, oferta pentru implementarea unui sistem BPM, conține în general, elemente asemănătoare unui sistem informatic de afaceri și anume: licențe, servicii de dezvoltare/implementare cu un cost per ora, și servicii de suport/mentenanță after sales.

În ceea ce privește valoarea unui proiect, ca și alte softuri, poate pleca de la cateva mii de euro și să ajunga la câteva sute de mii de euro, în funcție de complexitatea proiectului și de numărul de utilizatori. Important de menționat următorul aspect: datorită faptului că sunt sisteme non code sau low code, ce nu necesită programare (scriere de cod), timpul de implementare pentru un sistem BPM este considerabil mai scurt, și prin urmare, costurile sunt mai mici comparativ cu un alt sistem informatic ce are la bază programare.

Licențierea este disponibilă atât în sistem OnPremise cât și in Cloud.

Cât de ușor este de adoptat un BPM de către angajații unei companii care îl implementează?

O aplicație BPM este mai ușor adoptată, pentru simplu fapt că în general, transpune în sistem digital, exact procesele cu care erau obișnuiți angajați să lucreze. Menirea unui sistem BPM este aceea de a ajuta utilizatorii să facă lucrurile ca înainte, dar mai repede și într-un sistem mai organizat. Spre deosebire de alte sisteme informatice de gestiune a afacerii, un BPM nu vine cu procese deja stabilite, pe care viitorii utilizatori să trebuiască să și le însușească, ci configurează fluxuri de lucru personalizate fiecărei companii, în funcție de resursele sale tehnice, tehnologice și umane.

Cât de flexibil este un BPM în dezvoltarea sau modificarea unor fluxuri noi de lucru?

Așa cum spuneam și cu alte ocazii, o aplicație BPM vine cu un grad mare de personalizare, reușind să configureze și să dezvolte fluxuri de lucru specifice oricărei industrii și pentru orice departament. Un avantaj al sistemelor BPM ar fi acela că se integrează mai ușor cu tehnologii noi de tip RPA și ChatBot, atât de solicitate in acest moment. Nefiind necesară programarea în configurarea și implementarea unui sistem BPM, flexibilitatea acestuia este foarte mare. Mai mult, un beneficiar cu experientă în zona de sisteme informatice sau IT, își poate configura și modifica singur procese de lucru intr-un sistem BPM, fară să mai trebuiască să apeleze la furnizor. Cu siguranță, pe lângă cunoștințele menționate mai sus, beneficiarului i-ar fi util și un training de utilizare și configurare a platformei BPM din partea furnizorului.